Информация о нашей компании:
В данный момент мы полностью меняем структуру базы знаний. Скоро она вновь станет доступной. Приносим извинения за временные неудобства.
В данный момент мы актуализируем наше портфолио, чтобы вы видели только свежие результаты. Скоро вы вновь сможете увидеть наши работы. Приносим извинения за временные неудобства.
x

Единое информационное пространство Google Диск

В нашей компании есть требование — работа с документами должна осуществляться только на Google Диске, поэтому мы все используем Google Диск: документы редактируем в Google Docs, таблицы в Google Sheets, презентации в Google Slides.

Почему мы используем Google Диск

    • По сравнению с Яндекс.Диском, Microsoft OneDrive, Облако Mail.Ru, Dropbox, Google Диск — самое функциональное и быстрое облако. При этом, по стоимости не уступает аналогам (для нас отсутствуют лимиты на объем данных).
    • Некоторые вновь пришедшие к нам сотрудники хотят работать в Microsoft Office локально, а затем подгружать файлы на Google Диск. Но работая в оффлайн программах (Microsoft Office), мы не можем редактировать документы одновременно. В то же время, используя Google Документы, их может править параллельно хоть вся команда.

Мы не отправляем документ на почту, а расшариваем ссылку. Если клиенту необходимо внести правки, мы открываем доступ к файлу с правом редактирования и кидаем ссылку на документ. Так мы увидим внесенные изменения и нет необходимости никак отдельно их помечать.

    • Некоторые обещают каждый раз загружать документы на Google Диск.

Мы знаем — этого не произойдет, как бы сотрудники не клялись это делать. Все равно что-то забудется и не окажется на Диске.

    • Google Диск освобождает пользователя от использования множества программ для открытия файлов разного формата, а простой поиск позволяет легко найти важные документы.
    • Бывает, отправляешь документ, а потом замечаешь ошибки, но уже поздно — он отправлен. С Google Диска мы расшариваем ссылку. В случае чего, всегда можем исправить документ.
    • В Google Документах видна история изменений и всегда есть возможность откатиться к любому моменту.

Клиенты могут прямо в документе оставлять вопросы и корректировки в виде комментариев и советов, которые также сохранятся в истории.

    • Ссылку Google Документа легко прикреплять к карточкам контрагентов, сделкам и задачам в CRM и системах управления проектами.

Вставляем ссылку, а не загружаем документ. Так мы не расходуем итак ограниченное дисковое пространство системы.

    • Функционал Google Документов и Microsoft Office — идентичен. Хотя один минус у Google Таблиц все же есть: формул и возможностей там меньше, но в большинстве случаев это и не нужно. Мы за простые и быстрые решения!

Некоторым непросто привыкнуть к Google Документам, но все привыкают и в итоге понимают, что в Word и Excel работать не так удобно.

    • Если вдруг Google Документы тормозят — просто закройте большую часть открытых вкладок и программ, неиспользуемых сейчас. При огромном количестве открытых программ и вкладок это может происходить из-за недостатка оперативной памяти компьютера. Google Документы оптимизированы для работы в браузере и требуют гораздо меньше ресурсов, чем Microsoft Office.
    • Мы создаем документы сразу на Google Диске. Так мы избегаем всевозможных проблем. Именно когда файлы Microsoft Office загружаются в Google, могут появляться косяки и тормоза. Документы же работают быстро.
    • Еще один плюс — это доступность в любое время и с любого устройства, подключенного к сети.
    • С целым рядом преимуществ, сервис уделяет достаточное внимание вопросам безопасности и конфиденциальности. Google Диск обеспечивает простое решение для оперативного резервного копирования данных пользователями. Можно подстраховать себя от потери данных (при поломке всего компьютера или при выходе из строя жесткого диска).
    • Внутри нашей компании Google Диск — единая база знаний. Любой сотрудник может найти любой документ. Особенно это удобно для новых сотрудников.
Поделитесь с друзьями: